Prawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja pozwala na ustalenie w sposób udokumentowany rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki. Przeprowadzenie a potem wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg handlowych, a ujawnione różnice trzeba wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.
Jednym z elementów rachunkowości zgodnie z art. 4 ust 3 pkt. 3 uor jest okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Przeprowadzenie tych czynności jest jednym z podstawowych warunków uzyskania rzetelnych informacji niezbędnych do sporządzenia sprawozdania finansowego.
Zatem obowiązek przeprowadzenia prac inwentaryzacyjnych ciąży na wszystkich podmiotach prowadzących księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości. A wiec przede wszystkim:
- wszystkich osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej,
- osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, spółek cywilnych i osobowych prawa handlowego jeśli prowadzą obowiązkowo (po przekroczeniu progu 1,2 mln euro przychodów) lub dobrowolnie księgi rachunkowe,
- osób zagranicznych, oddziałów i przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych, w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej;
- 7) jednostek niewymienionych wcześniej, jeżeli otrzymują one na realizację zadań zleconych dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych,
- jednostek sektora finansów publicznych.
Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji Dotyczy on też tych podmiotów które przygotowują sprawozdania finansowe zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej/Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości. Regulacje te nie zawierają przepisów związanych między innymi z prowadzeniem ksiąg rachunkowych i innych aspektów organizacyjno- technicznych a zatem na podstawie art. 2 ust 3 uor należy w tym zakresie stosować wymogi wynikające z ustawy o rachunkowości.
Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą nieprowadzące ksiąg rachunkowych przeprowadzają remanent. Jest to praktyce wykorzystanie inwentaryzacyjnej metody spisu z natury dla określenia stanu ilościowego i wartościowego towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów. Można i warto wykorzystać wskazówki dotyczące spisu natury, ponieważ dzięki nim remanent na koniec roku lub na inny dzień określony przepisami prawa podatkowego staje się wiarygodny.
Pamiętać tez należy iż regulacje prawne jakie maja zastosowanie w jednostkach prowadzących księgi rachunkowe to nie tylko ustawa o rachunkowości ale także:
- Dział piąty Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (tekst jedn.:Dz.U. nr 21 z 1998 r. poz. 94 ze zm.),
- Rozporządzenie Rady Ministrów z 10 października 1975 roku w sprawie warunków odpowiedzialności materialnej pracowników za szkodę w powierzonym mieniu (tekst jedn.: y Dz. U. z 1996 r. nr 143, poz. 662),
- Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 4 października 1974 roku w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie (tekst jednolity Dz.U. z 1996 r. nr 143, poz. 663),
- obowiązujące w jednostce zasady (polityka) rachunkowości i zakładowy planu kont.
Dla jednostek należących do sektora finansów publicznych w szczególności dla samorządowych zakładów budżetowych, jednostek budżetowych, urzędów obsługujących jednostki samorządu terytorialnego czy organa władzy państwowej szczególne znaczenie dodatkowo mają:
Rozporządzenie Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2010 r. nr 128, poz. 861 ze zm.),
Rozporządzenie Ministra Finansów z 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz.U. z 2010 r. nr 241, poz. 1616).
Podstawa prawna: ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.).
dr Katarzyna Trzpioła
Zobacz także:
