Ustawa o rachunkowości nie precyzuje do końca kwestii technicznych i organizacyjnych dotyczących inwentaryzacji, pozostawiając je kierownictwu. Ewentualne błędy mogą powodować brak możliwości pełnego wykorzystania inwentaryzacji jako źródła danych o rzeczywistym stanie aktywów i pasywów jednostki. Czego zatem się wystrzegać?
Nieprawidłowości, jakie pojawiają się w związku z inwentaryzacją, można podzielić na błędy dotyczące: ogólnego przebiegu inwentaryzacji, dokumentacji, przebiegów spisów, przebiegu potwierdzeń salda, przeprowadzania weryfikacji wreszcie – rozliczenia inwentaryzacji. Poniżej skupimy się na tych najczęściej popełnianych.
Najczęstsze błędy w inwentaryzacji
Choć ustawa o rachunkowości reguluje podstawowe kwestie, najczęstsze błędy polegają na:
- niezachowaniu ustawowych terminów inwentaryzacji i przeprowadzaniu
np. spisu z natury na 5 stycznia następnego roku albo wysyłaniu
potwierdzeń salda na 5 stycznia następnego roku;
- rezygnacji z przeszkolenia osób powołanych do przeprowadzenia inwentaryzacji (więcej błędów);
- zbyt łagodnym traktowaniu groźnych dla firmy i niczym
nieusprawiedliwionych naruszeń prawa, mienia oraz fałszerstw i
malwersacji;
- rozciąganiu w czasie prac inwentaryzacyjnych i nieuzasadnionym ich przerywaniu na wiele dni czy tygodni.
Ponadto, problemem jednostek, które stosują art. 17 ust. 2 pkt. 4 Ustawy o rachunkowości, jest nieustalenie stanu materiałów i towarów, które zostały w momencie zakupu odpisane w koszty oraz niedokonanie korekty kosztów o ustalony zapas materiałów i towarów.
Z punktu widzenia „grzechów” księgowości warto jeszcze wymienić częsty brak zestawienia sald wszystkich ksiąg pomocniczych (analityki) na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz brak zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów przed rozpoczęciem inwentaryzacji (to zestawienie umożliwia ustalenie nadwyżek i niedoborów).
UWAGA!
Podczas rozliczenia inwentaryzacji nie wolno:
- nieujawniać nadwyżek,
- błędnie wyceniać inwentaryzowanych składników (niezgodnie z zasadami wyceny obowiązującymi w jednostce);
- błędnie ujmować różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych, dopuszczać do raku zgodności kwot i kont;
- niestarannie i powierzchownie weryfikować różnic inwentaryzacyjnych
(opierać się wyłącznie na wyjaśnieniach osób materialnie
odpowiedzialnych, w których interesie leży wykazanie, że niedobory były
niezawinione);
- niewłaściwie kompensować niedobory i nadwyżki stwierdzone na artykułach sobie podobnych.
Podstawa prawna:
- art. 17 ustawy z 29 września 1994 o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.).
Autor: dr Katarzyna Trzpioła, wykładowca na wydziale
Zarządzania UW,
źródło: „5 obszarów, w których przy inwentaryzacji najczęściej
popełniane są błędy”, „35 najczęstszych błędów popełnianych w czasie
inwentaryzacji”, WIP
opracowanie redakcyjne: Honorata Krzyś
Zobacz także:
