Podstawowe błędy podczas inwentaryzacji

Kategoria: Inwentaryzacja
Data: 07-01-2013 r.

Ustawa o rachunkowości nie precyzuje do końca kwestii technicznych i organizacyjnych dotyczących inwentaryzacji, pozostawiając je kierownictwu. Ewentualne błędy mogą powodować brak możliwości pełnego wykorzystania inwentaryzacji jako źródła danych o rzeczywistym stanie aktywów i pasywów jednostki. Czego zatem się wystrzegać?

Nieprawidłowości, jakie pojawiają się w związku z inwentaryzacją, można podzielić na błędy dotyczące: ogólnego przebiegu inwentaryzacji, dokumentacji, przebiegów spisów, przebiegu potwierdzeń salda, przeprowadzania weryfikacji wreszcie – rozliczenia inwentaryzacji. Poniżej skupimy się na tych najczęściej popełnianych.

Najczęstsze błędy w inwentaryzacji

Choć ustawa o rachunkowości reguluje podstawowe kwestie, najczęstsze błędy polegają na:

  • niezachowaniu ustawowych terminów inwentaryzacji i przeprowadzaniu np. spisu z natury na 5 stycznia następnego roku albo wysyłaniu potwierdzeń salda na 5 stycznia następnego roku;
  • rezygnacji z przeszkolenia osób powołanych do przeprowadzenia inwentaryzacji (więcej błędów);
  • zbyt łagodnym traktowaniu groźnych dla firmy i niczym nieusprawiedliwionych naruszeń prawa, mienia oraz fałszerstw i malwersacji;
  • rozciąganiu w czasie prac inwentaryzacyjnych i nieuzasadnionym ich przerywaniu na wiele dni czy tygodni.

Ponadto, problemem jednostek, które stosują art. 17 ust. 2 pkt. 4 Ustawy o rachunkowości, jest nieustalenie stanu materiałów i towarów, które zostały w momencie zakupu odpisane w koszty oraz niedokonanie korekty kosztów o ustalony zapas materiałów i towarów.

Z punktu widzenia „grzechów” księgowości warto jeszcze wymienić częsty brak zestawienia sald wszystkich ksiąg pomocniczych (analityki) na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz brak zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów przed rozpoczęciem inwentaryzacji (to zestawienie umożliwia ustalenie nadwyżek i niedoborów).

UWAGA!

Podczas rozliczenia inwentaryzacji nie wolno:

  • nieujawniać nadwyżek,
  • błędnie wyceniać inwentaryzowanych składników (niezgodnie z zasadami wyceny obowiązującymi w jednostce);
  • błędnie ujmować różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych, dopuszczać do raku zgodności kwot i kont;
  • niestarannie i powierzchownie weryfikować różnic inwentaryzacyjnych (opierać się wyłącznie na wyjaśnieniach osób materialnie odpowiedzialnych, w których interesie leży wykazanie, że niedobory były niezawinione);
  • niewłaściwie kompensować niedobory i nadwyżki stwierdzone na artykułach sobie podobnych.

Podstawa prawna:

  • art. 17 ustawy z 29 września 1994 o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.).

Autor: dr Katarzyna Trzpioła, wykładowca na wydziale Zarządzania UW,
źródło: „5 obszarów, w których przy inwentaryzacji najczęściej popełniane są błędy”, „35 najczęstszych błędów popełnianych w czasie inwentaryzacji”, WIP

opracowanie redakcyjne: Honorata Krzyś


Zobacz także:

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Wykorzystanie firmowego auta do celów prywatnych

pobierz

Księgowanie zdarzeń gospodarczych w pytaniach i odpowiedziach

pobierz

5 błędów w księgowaniu środków trwałych

pobierz

Ewidencja różnic kursowych zgodnie z UoR i MSR

pobierz

Polecane artykuły

Array ( [docId] => 31714 )
Array ( [docId] => 31714 )

Array ( [docId] => 31714 )