Inwentaryzacja – błędy przebiegu spisu i dokumentacji

Ponieważ w ustawie o rachunkowości nie sprecyzowano szczegółowo zasad inwentaryzacji, każda jednostka powinna rozsądnie i w powiązaniu z własnymi potrzebami przeprowadzać inwentaryzację. Ma tu wyjątkową możliwość dostosowania procedur rozstrzygania i prowadzenia inwentaryzacji do swojej specyfiki. Powinna jednak pilnować, aby nieprawidłowości inwentaryzacyjnych było jak najmniej, wówczas cały proces przebiegnie szybko i firma uniknie przestoju w pracy. Jakich zatem błędów w zakresie przebiegu spisu i dokumentacji należy się wystrzegać?

Błędy dotyczące przebiegu spisu

Wiążą się one zarówno z przebiegiem spisu inwentaryzacyjnego, jak i z wypełnianiem dokumentacji spisowej. Najczęstsze nieprawidłowości w tym zakresie, to:

• niewłaściwy podział inwentaryzowanych składników na rejony czy tzw. pola spisowe;
• ustalanie stanu zapasów (objętych ewidencją ilościowo-wartościową) w ciągu 2 lat, bez określenia, jaki obszar jednostki (pomieszczenie/pomieszczenia) jest traktowany jako składowisko strzeżone, a także ustalanie stanu środków trwałych w ciągu 4 lat, bez określenia, jaki obszar jednostki jest traktowany jako teren strzeżony;
• powoływanie do prac inwentaryzacyjnych osób niekompetentnych (dot. to gł. osób pracujących w komisji inwentaryzacyjnej, zespołach spisowych, a także kontrolerów spisowych etc.);
• dokonywanie spisów bez udziału osób odpowiedzialnych materialnie lub bez udziału zespołów spisowych;
• rezygnacja z pobrania od osób odpowiedzialnych materialnie stosownych oświadczeń wstępnych i końcowych (chodzi tu o określenie odpowiedzialności materialnej);
• dopuszczenie do niepotrzebnego i nieuzasadnionego obrotu składnikami majątkowymi w toku ich inwentaryzacji;

• dokonywanie tak zwanych pożyczek między polami spisowymi na czas inwentaryzacji;
• dokonywanie spisów z ewidencji zamiast z natury;
• nieinwentaryzowanie aktywów obcych;
• niewłaściwe sporządzanie arkuszy spisowych i wadliwe wprowadzanie do nich korekt i poprawek;
• rezygnacja ze spisania na odrębnych arkuszach spisowych artykułów obcych, zniszczonych, uszkodzonych etc.;
• niedokonywanie oceny przydatności inwentaryzowanych składników;
• wystawianie fikcyjnych dokumentów lub fałszowanie danych w arkuszach spisowych w celu ukrycia różnic inwentaryzacyjnych;
• brak określenia w arkuszach spisowych miejsca przechowywania spisywanych składników majątku, daty, na jaką przeprowadza się inwentaryzację, symbolu identyfikacyjnego składników majątku (numeru inwentarzowego), a jedynie oznaczenie wg klasyfikacji środków trwałych, imion i nazwisk oraz podpisów osób materialnie odpowiedzialnych za stan składników;
• sporządzanie arkuszy spisu z natury tylko w jednym egzemplarzu, który znajduje się w księgowości; brak przekazania kopii osobie materialnie odpowiedzialnej; spisywanie na jednym arkuszu środków trwałych powierzonych różnym osobom.

Błędy inwentaryzacyjne w dokumentacji

Do najczęściej stwierdzanych błędów w zakresie dokumentacji zalicza się:

• brak stosownych wewnętrznych regulacji normujących zasady przygotowania, przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji – zbyt ogólne instrukcje albo w ogóle ich brak powodują, że często w trakcie inwentaryzacji osoby ją przeprowadzane nie wiedzą, w jaki sposób należy postąpić; to z kolei powoduje narastanie nieprawidłowości w innych obszarach; UWAGA! brak owych instrukcji jest naruszeniem art. 10 uor, bowiem jednostka powinna posiadać dokumentację w zakresie polityki rachunkowości, a inwentaryzacja jest częścią rachunkowości;
• brak właściwej kontroli przygotowania, przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji – nieprzeprowadzanie lub niewystarczające kontrole powodują nawarstwianie się błędów i powielanie niewłaściwych schematów zachowań w kolejnych okresach;
• nietraktowanie arkuszy spisu z natury jako druków ścisłego zarachowania – takie postępowanie niesie ryzyko, że nie wszystkie pozycje spisane na arkuszach zostaną uwzględnione przy rozliczaniu inwentaryzacji;
• podczas spisu z natury metodą czytnikową – niesporządzanie zestawienia składników, które nie mają kodu kreskowego, wówczas spis może okazać się niekompletny;
• brak ustaleń dotyczących zwiększenia lub zmniejszenia składników aktywów od dnia spisu z natury do dnia bilansowego;
• dokumentowanie inwentaryzacji niezgodnie z formalnie przyjętymi zasadami (np. stosowanie innych wzorów druków, niż zostały przewidziane w instrukcji);
• brak dokumentu dotyczącego wyników inwentaryzacji (np. protokołu różnic inwentaryzacyjnych) zatwierdzonego przez dyrektora.

Podstawa prawna:

• art. 17 ustawy z 29 września 1994 o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.).

Autor: dr Katarzyna Trzpioła, wykładowca na wydziale Zarządzania UW,
źródło:„5 obszarów, w których przy inwentaryzacji najczęściej popełniane są błędy”, „35 najczęstszych błędów popełnianych w czasie inwentaryzacji”, WIP

Opracowanie redakcyjne: Honorata Krzyś

• Termin przeprowadzania inwentaryzacji w jednostce budżetowej
• Organizacja pracy podczas inwentaryzacji
• Co powinien zawierać arkusz spisowy inwentaryzacji