Inwentaryzacja – błędy przebiegu spisu i dokumentacji

Kategoria: Inwentaryzacja
Data: 04-01-2013 r.

Nieprawidłowości, jakie występują w związku z inwentaryzacją, dzielą się na błędy dotyczące: ogólnego przebiegu inwentaryzacji, dokumentacji, przebiegu spisów, przebiegu potwierdzeń salda, przeprowadzania weryfikacji i wreszcie – rozliczenia inwentaryzacji. Poniżej skupimy się na pierwszych dwóch kategoriach tych błędów.

Ponieważ w ustawie o rachunkowości nie sprecyzowano szczegółowo zasad inwentaryzacji, każda jednostka powinna rozsądnie i w powiązaniu z własnymi potrzebami przeprowadzać inwentaryzację. Ma tu wyjątkową możliwość dostosowania procedur rozstrzygania i prowadzenia inwentaryzacji do swojej specyfiki. Powinna jednak pilnować, aby nieprawidłowości inwentaryzacyjnych było jak najmniej, wówczas cały proces przebiegnie szybko i firma uniknie przestoju w pracy. Jakich zatem błędów w zakresie przebiegu spisu i dokumentacji należy się wystrzegać?

Błędy dotyczące przebiegu spisu

Wiążą się one zarówno z przebiegiem spisu inwentaryzacyjnego, jak i z wypełnianiem dokumentacji spisowej. Najczęstsze nieprawidłowości w tym zakresie, to:

  • niewłaściwy podział inwentaryzowanych składników na rejony czy tzw. pola spisowe;
  • ustalanie stanu zapasów (objętych ewidencją ilościowo-wartościową) w ciągu 2 lat, bez określenia, jaki obszar jednostki (pomieszczenie/pomieszczenia) jest traktowany jako składowisko strzeżone, a także ustalanie stanu środków trwałych w ciągu 4 lat, bez określenia, jaki obszar jednostki jest traktowany jako teren strzeżony;
  • powoływanie do prac inwentaryzacyjnych osób niekompetentnych (dot. to gł. osób pracujących w komisji inwentaryzacyjnej, zespołach spisowych, a także kontrolerów spisowych etc.);
  • dokonywanie spisów bez udziału osób odpowiedzialnych materialnie lub bez udziału zespołów spisowych;
  • rezygnacja z pobrania od osób odpowiedzialnych materialnie stosownych oświadczeń wstępnych i końcowych (chodzi tu o określenie odpowiedzialności materialnej);
  • dopuszczenie do niepotrzebnego i nieuzasadnionego obrotu składnikami majątkowymi w toku ich inwentaryzacji;

 

  • dokonywanie tak zwanych pożyczek między polami spisowymi na czas inwentaryzacji;
  • dokonywanie spisów z ewidencji zamiast z natury;
  • nieinwentaryzowanie aktywów obcych;
  • niewłaściwe sporządzanie arkuszy spisowych i wadliwe wprowadzanie do nich korekt i poprawek;
  • rezygnacja ze spisania na odrębnych arkuszach spisowych artykułów obcych, zniszczonych, uszkodzonych etc.;
  • niedokonywanie oceny przydatności inwentaryzowanych składników;
  • wystawianie fikcyjnych dokumentów lub fałszowanie danych w arkuszach spisowych w celu ukrycia różnic inwentaryzacyjnych;
  • brak określenia w arkuszach spisowych miejsca przechowywania spisywanych składników majątku, daty, na jaką przeprowadza się inwentaryzację, symbolu identyfikacyjnego składników majątku (numeru inwentarzowego), a jedynie oznaczenie wg klasyfikacji środków trwałych, imion i nazwisk oraz podpisów osób materialnie odpowiedzialnych za stan składników;
  • sporządzanie arkuszy spisu z natury tylko w jednym egzemplarzu, który znajduje się w księgowości; brak przekazania kopii osobie materialnie odpowiedzialnej; spisywanie na jednym arkuszu środków trwałych powierzonych różnym osobom.

Błędy inwentaryzacyjne w dokumentacji

Do najczęściej stwierdzanych błędów w zakresie dokumentacji zalicza się:

  • brak stosownych wewnętrznych regulacji normujących zasady przygotowania, przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji – zbyt ogólne instrukcje albo w ogóle ich brak powodują, że często w trakcie inwentaryzacji osoby ją przeprowadzane nie wiedzą, w jaki sposób należy postąpić; to z kolei powoduje narastanie nieprawidłowości w innych obszarach; UWAGA! brak owych instrukcji jest naruszeniem art. 10 uor, bowiem jednostka powinna posiadać dokumentację w zakresie polityki rachunkowości, a inwentaryzacja jest częścią rachunkowości;
  • brak właściwej kontroli przygotowania, przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji – nieprzeprowadzanie lub niewystarczające kontrole powodują nawarstwianie się błędów i powielanie niewłaściwych schematów zachowań w kolejnych okresach;
  • nietraktowanie arkuszy spisu z natury jako druków ścisłego zarachowania – takie postępowanie niesie ryzyko, że nie wszystkie pozycje spisane na arkuszach zostaną uwzględnione przy rozliczaniu inwentaryzacji;
  • podczas spisu z natury metodą czytnikową – niesporządzanie zestawienia składników, które nie mają kodu kreskowego, wówczas spis może okazać się niekompletny;
  • brak ustaleń dotyczących zwiększenia lub zmniejszenia składników aktywów od dnia spisu z natury do dnia bilansowego;
  • dokumentowanie inwentaryzacji niezgodnie z formalnie przyjętymi zasadami (np. stosowanie innych wzorów druków, niż zostały przewidziane w instrukcji);
  • brak dokumentu dotyczącego wyników inwentaryzacji (np. protokołu różnic inwentaryzacyjnych) zatwierdzonego przez dyrektora.

Podstawa prawna:

  • art. 17 ustawy z 29 września 1994 o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.).

Autor: dr Katarzyna Trzpioła, wykładowca na wydziale Zarządzania UW,
źródło:„5 obszarów, w których przy inwentaryzacji najczęściej popełniane są błędy”, „35 najczęstszych błędów popełnianych w czasie inwentaryzacji”, WIP

Opracowanie redakcyjne: Honorata Krzyś


Zobacz także:

Zaloguj się, aby dodać komentarz

Nie masz konta? Zarejestruj się »

Zobacz także

Wykorzystanie firmowego auta do celów prywatnych

pobierz

Księgowanie zdarzeń gospodarczych w pytaniach i odpowiedziach

pobierz

5 błędów w księgowaniu środków trwałych

pobierz

Ewidencja różnic kursowych zgodnie z UoR i MSR

pobierz

Polecane artykuły

Polecamy kancelarię:

  • Kancelaria MERITUM

    ulica Westerplatte 13/5, 31-033 Kraków

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Radosław Tymiński

    Łukowska 9 Lok. 126, 04-133 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Prawna Iurisco Edyta Przybyłek

    ul. Zgrzebnioka 28, 40-520 Katowice

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marcin Majcherczyk

    ul. Stawowa 4 lok. 39, 41-200 Sosnowiec

    Wyświetl wizytówkę
  • THE N.E.W.S. LAW CENTER Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych

    ul. Kazachska 1/89, 02-999 Warszawa

    Wyświetl wizytówkę
  • adwokat Wojciech Rudzki - kancelaria adwokacka

    Józefa Piłsudskiego 40/4 Kraków 31 - 111

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Robert Dudkowiak

    ul. Jana Pawła II 11 lok. 5, 62-300 Września

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Adwokacka Adwokata Piotra Sęka

    ul. Narutowicza 44 lok. 20, 90-135 Łódź

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radców Prawnych ARVE M.Kusztan & R.Ponichtera Sp. K.

    ul. Czysta 4, 50-013 Wrocław

    Wyświetl wizytówkę
  • Kancelaria Radcy Prawnego Marek Foryś

    ul. Słupecka 9/1, Gdynia

    Wyświetl wizytówkę
Array ( [docId] => 31713 )
Array ( [docId] => 31713 )

Array ( [docId] => 31713 )