Środki trwałe, rzeczowe składniki aktywów obrotowych, aktywa pieniężne czy aktywa finansowe takie jak akcje, obligacje, czeki i weksle o terminie płatności i wymagalności ponad 3 miesiące – to tylko część aktywów i pasywów, które trzeba inwentaryzować metodą spisu z natury.
Inwentaryzacja metodą spisu z natury składa się z następujących czynności:
- ustanowienie stanu faktycznego aktywów i pasywów za pomocą odpowiednich metod inwentaryzacji,
- udokumentowanie inwentaryzacji i jej wyników oraz wycena składników, jeżeli mają wyraz ilościowy,
- ustalenie różnic stwierdzonych między stanem rzeczywistym a stanem księgowym,
- wyjaśnienie różnic z podaniem ich przyczyn,
- dostosowanie danych wynikających z ewidencji księgowej do danych rzeczywistych,
- rozliczenie osób odpowiedzialnych lub współodpowiedzialnych za powierzone im mienie,
- rozliczenie różnic w księgach rachunkowych danego roku obrotowego w celu doprowadzenia do zgodności zapisów księgowych ze stanami rzeczywistymi.
Spisem z natury obejmujemy (zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości) te aktywa, które mają postać mierzalną, a zatem:
- aktywa pieniężne z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych,
- papiery wartościowe w postaci materialnej,
- rzeczowe składniki aktywów obrotowych,
- środki trwałe oraz nieruchomości zaliczone do inwestycji, z wyjątkiem tych, do których dostęp jest utrudniony, oraz gruntów,
- maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.
Inwentaryzację metodą
spisu z natury przeprowadza się co roku na dzień bilansowy. Jednak od tej reguły są też wyjątki:
- Inwentaryzację większości składników aktywów można rozpocząć nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć do 15. dnia następnego roku, a następnie ustalić stan przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych.
- Powyższa zasada nie dotyczy aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości, czyli odpisywanych w koszty w chwili zakupu lub wytworzenia.
- Inwentaryzację zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową można przeprowadzić raz w ciągu 2 lat.
- Inwentaryzację nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie można przeprowadzić raz w ciągu 4 lat
- Inwentaryzację zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki można przeprowadzić raz w roku.
- Inwentaryzację zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną można przeprowadzić raz w roku.
Podstawa prawna: ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).
dr Katarzyna Trzpioła, wydział Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego
Zobacz także: