Jeżeli w polityce rachunkowości jednostki publicznej próg istotności został określony powyżej kwoty poniesionego wydatku, wartość ulepszenia środka trwałego należy zaksięgować jako koszt bieżący. W takich okolicznościach nie ma potrzeby wystawiania dokumentu OT.
W zależności od zapisów w przyjętej polityce rachunkowości jednostki sektora finansów publicznych nakłady na ulepszenie mogą być księgowane jako osobny koszt lub mogą zostać doliczone do wartości początkowej.
Przykład:
Jednostka budżetowa zmodernizowała monitoring stanowiący środek trwały. Koszt rozbudowy systemu o dodatkowy rejestrator wyniósł 2.400 zł.
W opisanej sytuacji, przy założeniu, że jednostka budżetowa ma w swojej polityce rachunkowości określony próg istotności na poziomie przekraczającym 2.400 zł, poniesione wydatki na zakup dodatkowego rejestratora powinny być zaksięgowane następująco:
- Faktura od dostawcy za rejestrator (bez montażu)
Wn 401 „Zużycie materiałów i energii”
Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”
- Zapłata dostawcy za fakturę
Wn 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”
Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki”.
Próg istotności
Jednostki budżetowe, w ramach przyjętej polityki rachunkowości, mogą stosować zasadę istotności wynikającą z art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Polega ona na tym, że jednostka, ewidencjonując poszczególne zdarzenia, może używać uproszczeń księgowych (np. przez ustalenie, że poniżej określonej kwoty zwanej progiem istotności wszelkie wydatki księguje się bezpośrednio w koszty).
Zasadę istotności można stosować wyłącznie, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na jasne i rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego.
Jednostki budżetowe do określenia poziomu progu istotności dość często stosują granicę wynikającą z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zgodnie z nimi nakłady o wartości do 3.500 zł można odnosić bezpośrednio w koszty uzyskania przychodów.
Jeżeli zatem poniesione nakłady, mimo że mają charakter ulepszeniowy, nie przekroczą wartości przyjętego progu (np. 3.500 zł), jednostka może ująć ich wartość bezpośrednio w koszty, nie zwiększając wartości początkowej środka trwałego.
Mniejsze kwoty bez dokumentu OT
W opisanym przypadku, przy progu istotności ustalonym na poziomie przekraczającym 2.400 zł jednostka nie będzie musiała również wystawiać dokumentu OT, wydatki zostaną bowiem zaliczone do bieżących kosztów i nie powiększą wartości danego środka trwałego.
W sytuacji jednak, gdy poziom istotności w jednostce byłby ustalony na poziomie niższym niż poniesione nakłady (w omawianym przypadku poniżej 2.400 zł), jednostka powinna zaksięgować nakłady przy użyciu konta 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)”. Należałoby je wówczas rozliczyć, zwiększając wartość danego środka trwałego na koncie 011, wystawiając przy tym dokument OT.
Podstawa prawna:
Halina Skiba, specjalista ds. rozliczeń finansowych w JSFP
Zobacz także:
