Inwentaryzacja majątku jednostki budżetowej. Zabezpiecz się przed czołowymi błędami przy ewidencji

Regionalna Izba obrachunkowa w Gdańsku przeprowadziła kontrolę w jednej z pomorskich jednostek budżetowych. Jej celem było sprawdzenie poprawności inwentaryzowania rzeczowych składników majątku.

Pierwszym z uchybień było dokonywanie nietrwałych zapisów w ręcznie prowadzonej księdze środków trwałych (konto 011). Stosowanie ołówka naruszało art. 23 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W myśl tego przepisu zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany.

Kolejnym błędem było prowadzenie ksiąg inwentarzowych środków trwałych (ewidencji szczegółowej) z naruszeniem przepisów ustawy o rachunkowości. Chodziło głównie o nieuzgodnienie sald ksiąg pomocniczych, tj. księgi środków trwałych i księgi inwentarzowej z saldami kont 011 „Środki trwale” oraz 013 „Pozostałe środki trwałe” księgi głównej, czego skutkiem było wystąpienie różnic sald. Tymczasem, jak przypomina RIO, konta ksiąg pomocniczych powinny zawierać zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Należy je prowadzić w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

Innym istotnym uchybieniem było niezamknięcie księgi inwentarzowej pozostałych środków trwałych (konto 013) na koniec roku obrotowego. Naruszyło to art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nim księgi rachunkowe powinny być zamykane na dzień kończący rok obrotowy. Zamknięcie ksiąg polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe.