Jak poprawnie wezwać wykonawcę do uzupełnienia dokumentów

Wezwanie do uzupełnienia oświadczeń/dokumentów/pełnomocnictw powinno być skonstruowane w przejrzysty sposób i zawierać przytoczenie zapisów ogłoszenia lub specyfikacji istotnych warunków zmówienia, których dotyczy wezwanie.

Działaniem rekomendowanym jest poinformowanie wykonawcy o brakach w dokumentach, powodujących konieczność wezwania do uzupełnienia, np.:

• nie złożono wykazu „Wiedza i doświadczenia”,
• w wykazie „Potencjał kadrowy” nie wskazano osoby do pełnienia funkcji kierownika budowy,
• pełnomocnictwo, zamiast w formie pisemnej, zostało złożone w formie kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez pełnomocnika,
• zaświadczenie z urzędu skarbowego zostało wystawione wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków/ofert.

Podkreślenia wymaga, że aktywny wykonawca najczęściej bierze udział równolegle w kilku/kilkunastu prowadzonych postępowaniach i klarowna konstrukcja wezwania, oprócz tego, że umożliwia mu właściwe uzupełnienie żądanych dokumentów, to skraca czas, jaki przedsiębiorca musi poświęcić na wypełnienie żądania zamawiającego.

Termin wyznaczony na złożenie dokumentów powinien być realny i umożliwiać wykonawcy skuteczne uzupełnienie, w szczególności, że dokumenty powinny być składane we właściwej formie, wskazanej w ogłoszeniu o zamówieniu lub specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

Uwzględniając, że nie każdy wykonawca uczestniczący w postępowaniu musi doskonale orientować się w regulacjach prawnych, pożądaną praktyką jest także poinformowanie o konsekwencjach braku uzupełnienia dokumentów – w omawianym przypadku przytoczenie treści art. 46a ustawy Pzp.

Ustawa Pzp dopuszcza również możliwość wezwania wykonawcy do wyjaśnienia treści oświadczeń i dokumentów. Jest to niezwykle przydatne narzędzie, w szczególności, gdy zamawiający chce jedynie doprecyzować jakąś informację, której zabrakło w dokumentach (np. w odniesieniu do wiedzy i doświadczenia albo potencjału technicznego czy kadrowego). Wezwanie do uzupełnienia może być bowiem zastosowane tylko raz w odniesieniu do danego obszaru w dokumencie, stąd czasami nie warto pozbywać się tej możliwości, jeżeli zamawiający nie ma pewności co do żądania konkretnych dokumentów. W szczególności odnosi się to do wykonawców zagranicznych lub wykonawców, których członkowie zarządu mają miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej.