Zakres obowiązków tych osób powinien określać zakres danych, do jakich mają dostęp. Odpowiednie upoważnienie powinno być określone w przepisach zakładowych (np. regulaminie pracy). Dla porządku należy je wydawać w formie pisemnej, a kopię pisma pracodawcy powinno się przechowywać w aktach osobowych uprawnionego pracownika. Ponadto pracodawca obowiązany jest prowadzić ewidencję osób upoważnionych do ich przetwarzania. Lista taka powinna zawierać:
-
imię i nazwisko osoby upoważnionej,
- datę nadania i ustania oraz zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych,
- identyfikator, jeżeli dane są przetwarzane w systemie informatycznym (art. 39 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych).
Osoby, które zostały upoważnione do przetwarzania danych osobowych, są obowiązane zachować w tajemnicy te dane osobowe oraz sposoby ich zabezpieczenia. Tajemnica ta powinna mieć charakter tajemnicy służbowej.
Ustalenie osób uprawnionych do akt osobowych
Przykład: W firmie sprawy kadrowe i płacowe są połączone w ramach jednego wydziału księgowości i kadr. W wydziale tym zatrudnione są na podstawie umów o pracę – księgowa, specjalistka ds. kadr i zastępca księgowej. W zakresie obowiązków wszystkich tych osób leży prowadzenie spraw kadrowych i płacowych. Dla księgowej i zastępcy księgowej głównym zakresem obowiązków są sprawy rozliczania płac, obliczania i opłacania obowiązkowych składek i podatków, zaś specjalistka ds. kadr zajmuje się głównie sprawami ściśle kadrowymi (dokumentacja pracownicza, prowadzenie akt osobowych, rekrutacja itp.). W razie nieobecności księgowej kadrowa może przejąć czasowo jej obowiązki.
Zasada ta działa także na odwrót, przy czym pracodawca ustalił, że w pierwszej kolejności sprawami kadrowymi zajmować się ma zastępca księgowej. W takim przypadku te wszystkie trzy osoby powinny mieć jednakowy dostęp do danych osobowych pracowników, w identycznym zakresie. Księgowa, zastępca i kadrowa mają więc pełny dostęp do akt osobowych pracownika.
Dostęp do danych w przypadku oddzielnych działów
Przykład: Spółka zatrudnia blisko 250 pracowników. W dziale księgowości i płac, który zajmuje się m.in. rozliczeniami i wypłacaniem wynagrodzeń, pracuje 7 osób. W dziale kadr zajmującym się wyłącznie sprawami pracowników i innych zatrudnionych pracuje 5 osób. W spółce sprawy kadrowe i płacowe są ściśle oddzielone. W tej sytuacji pełny dostęp do danych osobowych pracowników spółki powinni mieć wyłącznie pracownicy działu kadr. Pracownicy działu księgowości i płac mają natomiast ściśle ograniczony dostęp do danych osobowych – przetwarzają je tylko w zakresie płac i odpowiednie informacje otrzymują na drodze służbowej od pracowników działu kadr. W tym przypadku pracownik działu księgowości zasadniczo nie będzie miał prawa dostępu np. do akt osobowych pracownika.
Dane otrzyma tylko, gdy poprosi o nie pracownika działu kadr. Możliwa jest również sytuacja, że zakres wiedzy na temat finansów zatrudnionych osób różni się w zależności od zajmowanego stanowiska, np.: w przypadku pracownika działu kadr ogranicza się do kwot podanych w umowach i nie musi on znać rozliczeń finansowych pracowników z zakładem pracy.
Podstawa prawna:
- art. 221, art. 52, art. 100 § 2 pkt 4 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.),
- art. 23–24 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93),
- art. 1, art. 6, art. 23 ust. 1, art. 37, art. 39 ust. 1, art. 51 ust. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.).
Michał Culepa, specjalista w zakresie danych osobowych
Zobacz także:
