Może się zdarzyć, że zakład pracy, u którego pracownik był poprzednio zatrudniony, uległ likwidacji lub przekształceniu i przekazał dokumentację pracowniczą na przechowanie. W takiej sytuacji pracodawca przygotowujący dokumentację emerytalną pracownika powinien mu pomóc w dotarciu do dokumentacji emerytalnej, a następnie uzyskać od podmiotu przechowującego te dokumenty uwierzytelnione kserokopie, odpisy, wypisy lub wyciągi z tych dokumentów.
Pracodawca kompletujący dokumentację emerytalną pracownika powinien też pamiętać o wypełnieniu ,,Informacji dotyczącej okresów składkowych i nieskładkowych” (ZUS Rp-6), odbierając od pracownika podpis na tym dokumencie. W informacji tej należy podać dokładne daty początkowe i końcowe poszczególnych okresów składkowych i nieskładkowych oraz wskazać dowody potwierdzające te okresy. Jeśli pracownik był zatrudniony również w innych państwach członkowskich Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii, właściwym dokumentem (zamiast ZUS Rp-6) jest formularz unijny ,,Informacje dotyczące przebiegu ubezpieczenia osoby ubezpieczonej” (E 207 PL). Jeśli nie ma możliwości pozyskania świadectwa pracy lub zaświadczenia potwierdzającego staż i zarobki z poprzednich miejsc pracy, należy pamiętać, że można je udowodnić za pomocą innych dokumentów.
