Planuj z rezerwą
Jednym z głównych błędów popełnianych w planowaniu dnia jest zbyt dokładne lub zbyt ogólne określenie zadań do wykonania. W pierwszym przypadku, kiedy codzienny plan zajęć jest dosyć napięty, ewentualne nieprzewidziane sytuacje, które przecież zawsze mogą się zdarzyć, wprowadzają zupełny chaos w cały dzień pracy. Brak rezerwy wolnego czasu sprawia, że każde dodatkowe zadanie dysharmonizuje pracę. Ponadto zbyt napięty grafik wprowadza często niepotrzebne poczucie presji, które w wielu przypadkach działa demotywująco.
Czytając powyższe wskazówki nie sądź jednak, że skoro zbyt dokładne planowanie dnia nie jest wcale dobre, to ogólny zarys czynności do wykonania będzie idealnym rozwiązaniem. Wyznaczenie szeregu czynności bez jednoczesnego określenia przewidzianego czasu realizacji każdej z nich sprawia, że nie posiadasz określonych norm, które regulowałyby Twój czas pracy. Zbyt duża swoboda sprawia, że Twój czas wykorzystywany jest zbyt często na inne, zbędne zadania.
Zastanawiasz się zapewne, czy istnieje idealne rozwiązanie dotyczące planowania dnia. Oczywiście, że tak. Zaczynając dzień pracy, określ szereg czynności, które chcesz wykonać. Wyznacz również prawdopodobny czas, jaki będziesz musiał poświęcić na wywiązanie się z wyznaczonych zadań. Pamiętaj jednak, aby w Twoim dniu pracy znajdowała się rezerwa wolnego czasu. Jak ją wygospodarować? Możesz chociażby wyznaczyć sobie krótkie przerwy między poszczególnymi zadaniami. Nawet kilka minut wolnego czasu może okazać się niezwykle przydatne wtedy, gdy będziesz musiał uporać się z nieprzewidzianą sytuacją.
Pozbądź się „rozpraszaczy”
Zmorą współczesnego pracownika są tzw. „rozpraszacze”, które skutecznie potrafią zdezorganizować zaplanowany dzień pracy. Czym one są? Doskonale obrazuje to przykład pracownika, który wykonuje swoje zadania przy komputerze. Mając dostęp do internetu, pracownik, oprócz wykonywania zadań służbowych często zagląda na strony zupełnie nie związane ze swoimi zawodowymi obowiązkami. Najczęściej odwiedzanymi portalami są różnego rodzaju serwisy społecznościowe, skrzynki pocztowe czy portale plotkarskie. Mogłoby się wydawać, że nie ma w tym nic złego. Jednak często zdarza się tak, że chwilowa wizyta na Facebook-u zamienia się w godzinną rozmowę z przyjaciółką itp. Czas poświęcony na rozpraszacze zmniejsza ilość wolnego czasu, jaki będziesz mógł poświęcić na wykonanie własnych zadań. Jak więc pozbyć się nawyku „odrywania się” od pracy? Wyznacz sobie w ciągu dnia np. trzy 10 minutowe przerwy, w czasie których będziesz przeglądał maile czy sprawdzał wiadomości od znajomych. Pamiętaj jednak, aby ściśle trzymać się wyznaczonego harmonogramu. 10 minut to 10 minut, a nie 15 czy 20.
Jak widać skuteczna organizacja własnego czasu pracy nie jest wcale taka trudna. Wystarczy jedynie trzymać się kilku żelaznych zasad, a każde zaplanowane przez Ciebie zadanie zostanie wykonane w terminie. Nie wierzysz? Sprawdź sam.
