Płatnik składek jest zobowiązany do złożenia dokumentów rozliczeniowych korygujących za dany miesiąc, jeśli ze złożonego zwolnienia lekarskiego wynika długotrwała niezdolność do pracy, co powoduje brak możliwości pomniejszania w najbliższych miesiącach podstawy wymiaru składek o kwotę wynagrodzenia, nadpłaconego za miesiąc, za który zwolnienie lekarskie zostało dostarczone z opóźnieniem.
Wówczas należy sporządzić korektę raportu ZUS RCA za miesiąc, w którym rozpoczęła się niezdolność do pracy, wykazując w nim podstawę wymiaru pomniejszoną o wynagrodzenie za dni, za które przysługiwało świadczenie z tytułu niezdolności do pracy. Natomiast okres, za który zostało wypłacone świadczenie z tytułu niezdolności do pracy, należy wykazać w raporcie ZUS RSA, składanym za miesiąc, w którym nastąpiła wypłata tego świadczenia.
Udokumentowanie choroby po sporządzeniu listy płac
W przypadku, gdy ubezpieczony udokumentował okres niezdolności do pracy po sporządzeniu listy płac lub po wypłacie wynagrodzenia, pensję wypłaconą za okres tej niezdolności potrąca się na podstawie art. 87 § 7 Kodeksu pracy, przy wypłacie wynagrodzenia za następny miesiąc. Jeżeli ubezpieczony jest nadal niezdolny do pracy w następnym miesiącu, kwotę wynagrodzenia wypłaconego za okres choroby, potrąca się za jego zgodą z przysługującego zasiłku.
28 lutego 2014 r. 55 – letni pracownik uległ wypadkowi w drodze do pracy. Zwolnienie lekarskie dostarczył 5 marca, na okres od 5 marca do 22 marca 2014 r. Ponieważ termin wypłaty wynagrodzeń przypada na ostatni dzień roboczy miesiąca, pracownik otrzymał pensję za luty w pełnej wysokości. W marcu dostarczył kolejne zwolnienie lekarskie na okres od 24 marca do 30 kwietnia. Za pierwsze 14 dni pracownik otrzymał wynagrodzenie za czas choroby, a następnie zasiłek chorobowy. W jaki sposób rozliczyć nadpłacone składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne i jakich korekt dokonać (za jeden dzień, czy dwa dni)? Świadczenia za 28 lutego i cały marzec wypłacono pracownikowi 28 marca.
W przedstawionej sytuacji oznacza to konieczność skorygowania dokumentów rozliczeniowych za luty 2014 r. W imiennym korygującym raporcie za luty 2014 r. za tego pracownika należy wykazać prawidłową podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (kwota należna za 27 dni faktycznej pracy oraz na ubezpieczenie zdrowotne (suma kwot za 27 dni faktycznej pracy i za 1 dzień wypłaconego wynagrodzenia za czas choroby). Od tych kwot należy naliczyć prawidłowe składki na odpowiednie ubezpieczenia.
Nienależnie opłacone składki ZUS z urzędu zalicza na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku - na poczet przyszłych należności, chyba że płatnik składek złoży wniosek o zwrot składek.
Po skorygowaniu listy płac za luty 2014 r. nadpłatę wynagrodzenia będzie można potrącić pracownikowi (za jego zgodą) z wypłacanego zasiłku (nie podlega to wykazaniu w dokumentach składanych do ZUS).
Niezależnie od sposobu rozliczenia z ZUS nadpłata składek wiąże się z obowiązkiem zwrócenia pracownikowi nadpłaconych składek na ubezpieczenia społeczne, co również będzie wynikało ze skorygowanej listy płac.
art. 87 § 7 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94, ze zm.),
§ 1 ust. 1 pkt 12, 14 i 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. nr 186, poz.1444 ze zm.).
Zobacz także:
